Como impulsionar o crescimento da escola?

Nem piscamos os olhos e já estamos no final do ano! Sim, já é tempo de fazermos avaliações de como foram os meses até aqui e definir o que desejamos para o futuro. As conquistas e os desafios são colocados na balança: conseguimos realizar os nossos planos e atingir os nossos objetivos? Daquilo que ainda não foi feito, ainda há tempo e recursos disponíveis para corrermos ou é melhor atualizar as metas? Como estamos nos sentindo em relação ao cenário que construímos? Para o ano seguinte, manteremos os nossos sonhos ou mudanças ocorreram e devemos alterar mais profundamente os caminhos que nos motivam?

Essas questões, longe de serem fáceis de serem respondidas, são fundamentais para podermos nos situar e, assim, estabelecer o que queremos para o próximo ano. Afinal, se não decidimos onde queremos chegar, fica impossível definir um caminho seguro e coerente a ser seguido. Isso tudo pode ser refletido para nossa vida pessoal e o lado profissional não pode ficar de fora, também precisamos fazer essas avaliações e definições em nossos estudos, profissões e trabalhos, caso contrário, a correria do dia a dia pode nos engolir e passamos a viver sem um rumo, sem saber para onde estamos indo.

Em uma escola, isso não é diferente! Este é o momento de fazermos o balanço do cenário em que nos encontramos e estipular as metas e os objetivos do ano seguinte. No universo das instituições de ensino, podem existir muitos enfoques para serem avaliados e definidos, mas um deles é especialmente importante e garante o bom funcionamento escolar, portanto, iremos explorar hoje o famoso planejamento de matrículas.

Iniciar o planejamento com foco no crescimento

Como organizar as etapas de um planejamento para que a escola tenha foco tanto na captação de novos estudantes quanto na retenção daqueles que já fazem parte do seu universo?

Análise de dados

Muitas vezes, para ser mais prático e rápido e iniciar o seu planejamento, os profissionais e gestores consideram os dados do ano anterior e partem de um cenário já conhecido. Mas será que este é o melhor método? A resposta não é um simples “sim” ou “não”: devemos contemplar o planejamento anterior, não para repeti-lo, mas para analisar o que foi realizado e tirar boas práticas dos erros e dos acertos.

Assim, o ponto de partida para qualquer bom planejamento é conhecer o atual cenário em que a escola se encontra. Avaliar dados de anos anteriores para entender padrões de matrícula, taxas de retenção e áreas de melhoria: este tipo de análise pode fornecer insights valiosos para o planejamento.

Definição de metas e objetivos com calendário

É fundamental estabelecer o que se quer e quais são as metas e objetivos para o período de matrículas: quantos novos alunos você deseja? Qual é o objetivo de retenção de alunos atuais? Como falamos anteriormente, determinar metas claras ajudará a direcionar os esforços.

Por exemplo, será necessário realizar alguma reforma ou aquisição de novos materiais? Será necessário contratar profissionais? A escola necessitará de um aporte financeiro? Quem serão as pessoas da equipe responsáveis por essas transformações? Quais temas são prioridade em termos de investimento?

Assim, para conseguir chegar no final do caminho, um cronograma detalhado que inclua datas de todas as ações para reter e ampliar as matrículas deve ser criado. Ou seja, deve-se saber quais as datas para reformas e melhorias deve conter o período de rematrículas dos alunos que se manterão na escola, o período de divulgação das matrículas, das inscrições de novos alunos, das reuniões e das atividades para conhecer os alunos em potencial, da seleção, dos trâmites para o ingresso dos novos estudantes. Sim, é muito trabalho.

Este calendário deve ser divulgado com antecedência para que, tanto a equipe administrativa, quanto os alunos e famílias dos que já fazem parte da comunidade escolar, estejam cientes das datas importantes.

Comunicação e Marketing

Para divulgar a escola e o período de matrículas é essencial contar com um planejamento específico para uma boa campanha de comunicação e marketing. A sugestão é que esta campanha tenha alguns elementos bem definidos, para que a escola se posicione de uma forma sólida, com clareza daquilo que quer transmitir para o seu público e, consequentemente, consiga reter e realizar novas matrículas.

Nesse sentido, é necessário que a escola tenha visão, missão e valores estabelecidos para direcionar a imagem a ser transmitida, assim como orientar todas as suas atividades. O projeto pedagógico da escola, o documento que define os objetivos, as metodologias, os conteúdos e as diretrizes que orientam a prática educativa, também deve ser contemplado para compor a persona da escola na campanha de comunicação e marketing.

Esta campanha também deve levar em conta os diferenciais da escola, ou seja, o espaço de comunicação pode ser utilizado para mostrar como a instituição se diferencia das outras, como por exemplo:

• Divulgar resultados em avaliações externas, como o ENEM, ingresso de estudantes em vestibulares;
• A flexibilidade oferecida em termos de horários, como a possibilidade de entradas e saídas dos alunos em diferentes períodos do dia, ou a opção de os estudantes frequentarem a escola em período integral;
• Oferta de cursos complementares, como idiomas, esportes, dança, teatro;
• Presença no mundo digital, com a adoção de plataformas de aprendizado online, como por exemplo a Edusfera, uma tecnologia que permite a utilização de recursos dentro e fora da sala de aula para deixar o os processos de ensino-aprendizagem mais dinâmicos e motivadores. Se você ainda não conhece e não faz parte Edusfera fale com um de nossos especialistas! Clique aqui!

Com os pilares educacionais e os diferenciais que podem ser divulgados, será possível definir a estratégia nos mundos online e offline para realizar a divulgação da escola e do período de matrículas. A campanha não pode deixar de contemplar pontos de contato variados com o público-alvo, como as sugestões que seguem:

• Mídias sociais;
• Anúncios nos sites de busca;
• Um website claro que contenha informações úteis para quem quiser conhecer mais sobre a escola;
• Eventos de divulgação e para que potenciais novos alunos conheçam a infraestrutura da escola,
• Momentos de conversas com professores, ex-alunos e gestores;
• Panfletos;
• Parcerias com estabelecimentos próximos. 

Formação continuada e valorização das equipes

Outro ponto importantíssimo que deve ser abordado no planejamento do período de matrículas é a valorização dos professores e dos outros educadores presentes na instituição: direcionar esforços para os profissionais que trabalham diretamente com os estudantes tem o objetivo de deixá-los mais satisfeitos e engajados, o que certamente contribuirá com a satisfação dos alunos e das famílias.

Para isso, é essencial contar com cursos de aprimoramento técnico, apresentação e treinamentos do uso de novas tecnologias, atividades para contemplar e discutir novas metodologias de ensino e o trabalho pedagógico, desenvolvimento pessoal. Ou seja, é preciso garantir que a equipe esteja sempre atualizada em todas as esferas que tangem o trabalho de um profissional da educação.

Além disso, ações voltadas para inclusão e diversidade devem ser implementadas: dedicar recursos em iniciativas para que todos os integrantes da equipe se sintam valorizados e respeitados, independentemente de sua origem étnica, cultural, social ou de gênero, certamente, irá influenciar no modo em que percebem a escola e como falam sobre ela. Assim, os alunos e famílias, atuais ou futuros, também irão constatar que a instituição possui um ambiente seguro, saudável, inclusivo e diverso.

Feedback e Melhorias

É imprescindível contar com a estratégia de avaliação da comunidade escolar para a campanha no período de matrículas. Escutar atentamente as opiniões e os feedbacks das famílias, alunos e equipe é de extrema importância, pois as informações podem se configurar como bons indicadores, sendo possível constatar áreas de melhoria e tomar medidas para ajustes e inovação, quando necessário.

Estas transformações e inovações podem ocorrer na infraestrutura, como no prédio da escola, na aquisição de tecnologias e materiais, assim como em iniciativas que interfiram na rotina escolar, na formação dos professores e até mesmo na gestão de negócios ou na gestão pedagógica.

Cada uma das etapas abordadas deve ser tratada com empenho e profundidade: um planejamento cuidadoso e uma execução eficiente são cruciais para o sucesso do período de matrículas em uma escola.

É válido considerar que o crescimento de uma escola não acontece da noite para o dia e requer esforço contínuo, comprometimento e adaptação às necessidades. Portanto, é preciso contar com flexibilidade e disposição para ajustar as iniciativas à medida em que a escola vai se transformando e atingindo suas metas e objetivos.

Vamos começar?